Rechnungen

PDF-Rechnungen erstellen und verwalten

Modul Rechnung PDF sevDesk

Rechnungen

Das Rechnungsmodul ermoeglicht die Erstellung und Verwaltung von PDF-Rechnungen fuer Buchungen.

Aktivierung

  1. Einstellungen > Module
  2. Rechnungen aktivieren
  3. Einstellungen speichern

Modi

Das Modul arbeitet in zwei Modi:

Standalone-Modus (ohne sevDesk)

Wenn sevDesk nicht aktiv ist: - Eigene PDF-Rechnungen werden generiert - Eigene Rechnungsnummern (z.B. RE-2025-0001) - Vollstaendige Template-Anpassung moeglich - PDFs werden lokal gespeichert

sevDesk-Modus

Wenn sevDesk aktiv und konfiguriert ist: - Rechnungen werden ueber sevDesk verwaltet - Rechnungsnummern kommen aus sevDesk - PDFs werden von sevDesk abgerufen - Automatische Erstellung bei Buchungsbestaetigung

Rechnungsliste

Kurse > Rechnungen

Die Rechnungsliste zeigt: - Rechnungsnummer (z.B. RE-2025-0001) - Kunde - Name des Buchenden - Kurs - Verknuepfter Kurs - Datum - Erstellungsdatum - Betrag - Gesamtbetrag - Status - Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert

Status-Badges

Status Farbe Beschreibung
Entwurf Grau Rechnung noch nicht finalisiert
Offen Gelb Rechnung erstellt, Zahlung ausstehend
Bezahlt Gruen Zahlung eingegangen
Storniert Rot Rechnung storniert

Aktionen

  • PDF - Rechnung als PDF herunterladen
  • Buchung - Zur verknuepften Buchung wechseln
  • Bezahlt - Status auf "Bezahlt" setzen (nur Standalone)

PDF-Verfuegbarkeit bei sevDesk

Bei sevDesk-Rechnungen ist das PDF nicht sofort verfuegbar. sevDesk erstellt das PDF erst, wenn die Rechnung versendet wurde.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  PDF-ICON IN DER RECHNUNGSLISTE                             │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  📄 Klickbar (blau)     →  PDF kann heruntergeladen werden  │
│                                                             │
│  📄 Ausgegraut          →  PDF noch nicht verfuegbar        │
│     (mit Tooltip)          "PDF erst nach Versand           │
│                             verfuegbar"                     │
│                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Wann ist das PDF verfuegbar?

Status PDF verfuegbar? Erklaerung
Entwurf ❌ Nein Rechnung noch in Bearbeitung
Offen ❌ Nein Rechnung erstellt, aber nicht versendet
Gesendet ✅ Ja PDF wurde von sevDesk generiert
Bezahlt ✅ Ja PDF ist verfuegbar

Was tun bei ausgegrautem Icon?

  1. Oeffnen Sie sevDesk (my.sevdesk.de)
  2. Navigieren Sie zur Rechnung
  3. Versenden Sie die Rechnung an den Kunden
  4. Nach dem Versand ist das PDF auch im Plugin verfuegbar

Hinweis: Im Test-Modus werden Rechnungen in sevDesk nicht automatisch versendet. Daher bleibt das PDF-Icon ausgegraut, bis Sie die Rechnung manuell in sevDesk versenden.

Archiv-Tab (MEC-Rechnungen)

Wenn sevDesk aktiviert ist und aeltere Rechnungen aus dem MEC-System importiert wurden, erscheint ein zusaetzlicher Archiv-Tab in der Rechnungsliste.

Wann erscheint der Archiv-Tab?

Der Tab ist nur sichtbar wenn beide Bedingungen erfuellt sind:

  1. sevDesk-Modus ist aktiv
  2. Es existieren importierte MEC-Rechnungen
┌──────────────────┬─────────────────────┐
│  Rechnungen (42) │  Archiv MEC (18)    │
└──────────────────┴─────────────────────┘
     ▲ aktiv            read-only

Tab-Funktionen

Tab Inhalt Bearbeitbar
Rechnungen Aktuelle sevDesk-Rechnungen Ja
Archiv MEC Importierte MEC-Rechnungen Nein (read-only)

Archiv-Rechnungen

Archivierte MEC-Rechnungen haben folgende Eigenschaften:

  • Rechnungsnummer: Beginnt mit MEC- (z.B. MEC-1826)
  • Read-Only: Keine Statusaenderungen moeglich
  • Kein Storno: Storno-Button ist deaktiviert
  • PDF verfuegbar: Download weiterhin moeglich

Info-Banner im Archiv

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ℹ️ Archivierte Rechnungen                                   │
│                                                             │
│ Diese Rechnungen wurden aus dem alten MEC-System importiert │
│ und sind schreibgeschuetzt. Neue Rechnungen werden ueber    │
│ sevDesk erstellt.                                           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Archiv in der Buchungs-Detailseite

Wenn eine Buchung eine archivierte MEC-Rechnung hat, erscheint in der Buchungs-Detailseite (Seitenleiste) ein Hinweis:

  • sevDesk aktiv: Neue Rechnungen werden ueber sevDesk erstellt
  • MEC-Rechnung vorhanden: Link zur archivierten Rechnung wird angezeigt

So behalten Sie den Ueberblick ueber alte und neue Rechnungen.

Einstellungen

Einstellungen > Rechnungen

Rechnungsnummer

Einstellung Beschreibung Beispiel
Format Platzhalter fuer Nummer {PREFIX}-{JAHR}-{NR}
Praefix Text vor der Nummer RE
Stellenanzahl Fuehrende Nullen 4 = 0001
Naechste Nummer Startwert 1

Verfuegbare Platzhalter: - {PREFIX} - Rechnungspraefix - {JAHR} - Volles Jahr (2025) - {JJ} - Kurzes Jahr (25) - {NR} - Laufende Nummer - {MONAT} - Monat (01-12)

Design

Einstellung Beschreibung
Primaerfarbe Farbe fuer Ueberschriften und Akzente
Logo Firmenlogo (aus Allgemein-Tab)

Texte

Einstellung Beschreibung
Kopftext Text unter dem Rechnungskopf
Fusstext Text am Ende der Rechnung

Zahlung

Einstellung Beschreibung Standard
Zahlungsziel Tage bis Faelligkeit 14

Automatisierung

Einstellung Beschreibung Standard
Auto-Erstellung Rechnung bei Buchungsbestaetigung erstellen Nein
E-Mail-Anhang Rechnung als PDF an Bestaetigung anhaengen Nein

Beide Optionen sind unabhaengig voneinander einstellbar:

Auto-Erstellung E-Mail-Anhang Ergebnis
❌ ❌ Rechnung manuell erstellen
✅ ❌ Rechnung wird erstellt, aber nicht angehaengt
✅ ✅ Rechnung wird erstellt UND angehaengt
❌ ✅ Anhang nur wenn Rechnung bereits existiert

Hinweis: Die Automatisierungs-Optionen sind nur im Standalone-Modus verfuegbar. Bei aktivem sevDesk werden Rechnungen ueber sevDesk erstellt und versendet.

Buchungs-Integration

In jeder Buchung (Seitenleiste):

Metabox "Rechnung"

  • Zeigt verknuepfte Rechnung mit Status
  • Button "Rechnung erstellen" (wenn keine existiert)
  • Link zur Rechnung/PDF

Automatische Erstellung

Wenn Auto-Erstellung aktiviert: - Rechnung wird bei Buchungsbestaetigung erstellt - Status "Offen" wird gesetzt - PDF wird generiert

PDF-Template

Das PDF enthaelt: - Firmenlogo und Adresse (aus Einstellungen > Allgemein) - Kundenadresse - Rechnungsnummer und Datum - Positionen mit Preisen - Summen (Netto, MwSt, Brutto) - Bankverbindung - Kleinunternehmer-Hinweis (wenn aktiviert)

Jahreswechsel

Bei Jahreswechsel: - Admin-Hinweis erscheint - Empfehlung: Nummer zuruecksetzen - Ein-Klick-Reset auf 1

Hinweise

  • Kostenlose Buchungen erhalten keine Rechnung
  • Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben
  • PDF-Pfad: /wp-content/uploads/kurs-booking/rechnungen/
  • Bei sevDesk: PDFs werden nicht lokal gespeichert
Inhalt
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