Buchungen verwalten
Buchungen einsehen, bestaetigen und verwalten
Buchungen verwalten
So bearbeiten Sie eingehende Buchungen.
Buchungsuebersicht
WordPress-Admin → Buchungen
Hier sehen Sie alle Buchungen mit:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungsnr. | Eindeutige Nummer (z.B. KB-2025-0001) |
| Kurs | Gebuchter Kurs |
| Teilnehmer | Name und E-Mail |
| Status | Ausstehend, Bestaetigt, Storniert |
| Datum | Buchungszeitpunkt |
| Betrag | Gesamtpreis |
Buchungsstatus
| Status | Bedeutung | Naechster Schritt |
|---|---|---|
| Ausstehend | Neue Buchung, wartet auf Bestaetigung | Pruefen und bestaetigen |
| Bestaetigt | Buchung akzeptiert | Zahlung abwarten |
| Bezahlt | Zahlung eingegangen | Teilnehmer informieren |
| Storniert | Buchung abgesagt | Ggf. Rueckerstattung |
Neue Buchung bearbeiten
Schritt 1: Buchung oeffnen
- In der Buchungsliste auf die Buchungsnummer klicken
- Oder: Zeile ueberfahren → "Bearbeiten" klicken
Schritt 2: Daten pruefen
Kontrollieren Sie:
- [ ] Name und E-Mail korrekt?
- [ ] Kurs stimmt?
- [ ] Telefonnummer vorhanden?
- [ ] Zusatzfelder ausgefuellt (Pferdename, etc.)?
Schritt 3: Status aendern
- Im Feld Status den gewuenschten Status waehlen
- Aktualisieren klicken
Bei Statusaenderung wird automatisch eine E-Mail versendet (falls konfiguriert).
E-Mail an Teilnehmer senden
Automatische E-Mails
Diese E-Mails werden automatisch versendet:
| Ereignis | |
|---|---|
| Buchung eingegangen | Buchungsbestaetigung |
| Status → Bestaetigt | Bestaetigung mit Zahlungsinfo |
| Zahlung eingegangen | Zahlungsbestaetigung |
| Kurserinnerung | X Tage vor Kursbeginn |
Manuelle E-Mail
- Buchung oeffnen
- Im Bereich "Aktionen" auf E-Mail senden klicken
- Vorlage auswaehlen oder Text eingeben
- Senden klicken
Zahlung verbuchen
Bei Ueberweisung
- Zahlungseingang auf dem Konto pruefen
- Buchung oeffnen
- Im Bereich Zahlung:
- Betrag eingeben
- Datum auswaehlen
- Zahlungsart: "Ueberweisung"
- Zahlung speichern klicken
Bei Anzahlung + Restzahlung
- Erste Zahlung (Anzahlung) verbuchen
- Vor Kursbeginn: Restzahlung verbuchen
- Status wird automatisch auf "Bezahlt" gesetzt wenn Gesamtbetrag erreicht
Buchung stornieren
Durch Administrator
- Buchung oeffnen
- Status auf Storniert setzen
- Optional: Stornierungsgrund eintragen
- Aktualisieren klicken
Durch Teilnehmer (Self-Service)
Falls aktiviert, kann der Teilnehmer im Portal selbst stornieren: - Bis X Tage vor Kursbeginn kostenlos - Danach mit Stornierungsgebuehr
Teilnehmerliste exportieren
Fuer einzelnen Kurs
- Kurse → [Kursname] oeffnen
- Im Bereich "Teilnehmer" auf Export klicken
- Format waehlen: CSV oder Excel
Fuer alle Buchungen
- Buchungen oeffnen
- Filter nach Kurs, Datum, Status
- Exportieren klicken
Die CSV-Datei enthaelt: - Name, E-Mail, Telefon - Gebuchter Kurs - Buchungsdatum, Status - Zahlungsstatus, Betrag
Buchung bearbeiten - Was ist erlaubt?
| Feld | Aenderbar? | Hinweis |
|---|---|---|
| Teilnehmerdaten | Ja | Name, E-Mail, Telefon |
| Zusatzfelder | Ja | Pferdename, etc. |
| Status | Ja | Loest E-Mail aus |
| Kurs | Nein | Neue Buchung erstellen |
| Preis | Nein | Rechnungsrelevant |
| Buchungsnummer | Nein | Wird automatisch vergeben |
Wichtig: Buchungen sind rechnungsrelevante Dokumente. Preis und Buchungsnummer koennen nicht geaendert werden.
Haeufige Fragen
Kann ich eine Buchung loeschen?
Nein, aus rechtlichen Gruenden koennen Buchungen nicht geloescht werden. Stattdessen: - Status auf "Storniert" setzen - Buchung bleibt fuer die Buchhaltung erhalten
Teilnehmer hat sich vertippt - was tun?
- Buchung oeffnen
- Name/E-Mail korrigieren
- Speichern
- Ggf. Bestaetigung erneut senden
Wie sehe ich alle Buchungen eines Teilnehmers?
- In der Buchungsliste nach E-Mail filtern
- Oder: Im Kundenportal unter Kunden den Teilnehmer suchen
Buchung erscheint nicht - warum?
Moegliche Gruende: - Spam-Schutz hat geblockt (Logs pruefen) - E-Mail-Versand fehlgeschlagen - Formular wurde nicht vollstaendig abgesendet
Naechster Schritt: E-Mail Vorlagen anpassen