Erinnerungen & Mahnwesen

Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden

Erinnerung Mahnung Zahlung E-Mail Automatisch

Erinnerungen & Mahnwesen

Das Erinnerungsmodul hilft Ihnen dabei, automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Ihre Kunden zu versenden. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass keine Zahlung vergessen wird.

Schnellstart: Modul aktivieren

Bevor Sie das Erinnerungsmodul nutzen koennen, muss es aktiviert werden:

  1. Gehen Sie zu Kurse → Einstellungen → Module
  2. Suchen Sie "Erinnerungen & Mahnwesen"
  3. Aktivieren Sie die Checkbox
  4. Klicken Sie Speichern
  5. Der neue Tab "Erinnerungen" erscheint in den Einstellungen

Wichtig: Ohne Aktivierung unter "Module" ist der Erinnerungs-Tab nicht sichtbar!

Was kann das Erinnerungsmodul?

Funktion Beschreibung
Kurserinnerungen "Ihr Kurs findet in 3 Tagen statt!"
Zahlungserinnerungen Automatische Erinnerung bei offenen Betraegen
Mahnstufen Bis zu 3 Mahnstufen mit steigenden Gebuehren
Flexible Zeitplaene Sie bestimmen, wann erinnert wird
Individuelle Texte Alle E-Mails sind anpassbar
Protokollierung Jede Erinnerung wird dokumentiert

Kurserinnerung

Die Kurserinnerung informiert Ihre Teilnehmer automatisch vor Kursbeginn.

Einstellungen

Einstellung Beschreibung Standard
Aktiviert Kurserinnerungen ein/ausschalten Aus
Tage vor Kurs Wann die Erinnerungen versendet werden 3 Tage
Kanal E-Mail (oder SMS falls konfiguriert) E-Mail

Multiple Erinnerungszeitpunkte

Sie koennen mehrere Erinnerungen vor Kursbeginn versenden lassen. Geben Sie die Tage mit Komma getrennt ein:

Eingabe Ergebnis
7, 3, 1 3 Erinnerungen: 7 Tage, 3 Tage und 1 Tag vor Kurs
14, 7 2 Erinnerungen: 14 Tage und 7 Tage vor Kurs
3 1 Erinnerung: 3 Tage vor Kurs

Tipp: Fuer mehrtaegige Kurse empfehlen wir 7, 3, 1 - so vergisst niemand seinen Termin!

E-Mail-Kopien (CC/BCC)

Optional koennen Sie bei jeder Kurserinnerung eine Kopie an weitere Empfaenger senden:

Feld Beschreibung Beispiel
CC (sichtbar) Empfaenger sehen sich gegenseitig sekretariat@firma.de
BCC (versteckt) Empfaenger bleiben unsichtbar buchhaltung@firma.de

Mehrere E-Mail-Adressen: Mit Komma trennen, z.B. info@firma.de, chef@firma.de

Erweitert: Unter Module koennen Sie "BCC nach Benutzerrollen" aktivieren. Dann erhalten z.B. alle Administratoren automatisch BCC-Kopien.

Was enthaelt die E-Mail?

  • Kursname und Kurstermin
  • Uhrzeit des Kursbeginns
  • Veranstaltungsort
  • Ihre individuellen Hinweise

Wichtig

Die Kurserinnerung wird immer von WordPress versendet - auch wenn sevDesk die Zahlungskommunikation uebernimmt. So erhalten Ihre Teilnehmer alle wichtigen Kurs-Infos direkt von Ihnen.

sevDesk oder WordPress?

Wenn Sie die sevDesk-Integration aktiviert haben, koennen Sie waehlen, wer die Zahlungskommunikation uebernimmt:

Option 1: WordPress Plugin

Funktion Wer Beschreibung
Kurserinnerung WordPress "Ihr Kurs findet in 3 Tagen statt!"
Zahlungserinnerung WordPress Vor Kursbeginn
Mahnungen WordPress Nach Faelligkeit

Vorteile: - Volle Kontrolle ueber alle E-Mail-Texte - Eigene E-Mail-Vorlagen nutzbar - Unabhaengig von sevDesk-Einstellungen

Option 2: sevDesk

Funktion Wer Beschreibung
Kurserinnerung WordPress "Ihr Kurs findet in 3 Tagen statt!"
Zahlungserinnerung sevDesk Vor Rechnungs-Faelligkeit
Mahnungen sevDesk Nach Faelligkeit

Vorteile: - Alles in einem System (Buchhaltung + Mahnwesen) - Professionelle sevDesk-Vorlagen - Mahngebuehren korrekt verbucht - Steuerberater sieht alles in sevDesk

Einstellung aendern

  1. Gehen Sie zu Kurse → Einstellungen → Erinnerungen
  2. Unter Zahlungskommunikation waehlen Sie:
  3. WordPress Plugin - fuer volle Kontrolle
  4. sevDesk - fuer zentrale Buchhaltung

Hinweis: Wenn sevDesk NICHT aktiviert ist, erscheint diese Auswahl nicht und WordPress uebernimmt automatisch alles.

So funktioniert es

Der automatische Ablauf

1. Kunde bucht einen Kurs
      ↓
2. Buchungsbestaetigung wird versendet
      ↓
3. X Tage vor Kursbeginn: Zahlungserinnerung
      ↓
4. Falls nicht bezahlt: 1. Mahnung nach Y Tagen
      ↓
5. Falls immer noch offen: 2. Mahnung (+5 EUR Gebuehr)
      ↓
6. Letzte Mahnung: 3. Mahnung (+10 EUR Gebuehr)

Wann werden Erinnerungen versendet?

Das System prueft taeglich automatisch, ob Erinnerungen faellig sind:

Erinnerungstyp Standard-Zeitpunkt
Zahlungserinnerung 14 Tage vor Kursbeginn
1. Mahnung 7 Tage nach Faelligkeit
2. Mahnung 14 Tage nach Faelligkeit
3. Mahnung 21 Tage nach Faelligkeit

Tipp: Sie koennen alle Zeitraeume in den Einstellungen anpassen!

Erinnerungstypen im Detail

1. Zahlungserinnerung

Die freundliche Erinnerung vor Kursbeginn. Ideal, wenn der Restbetrag noch offen ist.

Wann wird sie versendet? - Automatisch X Tage vor dem Kurstermin - Nur wenn noch ein offener Betrag besteht - Nur bei bestaetigten Buchungen

Was enthaelt die E-Mail? - Kursname und Datum - Offener Betrag - Bankverbindung - Freundliche Zahlungsaufforderung

2. Erste Mahnung (Zahlungserinnerung)

Die erste Erinnerung nach Faelligkeit. Noch ohne zusaetzliche Kosten.

Wann wird sie versendet? - 7 Tage nachdem die Zahlung faellig war - Hoeflicher Ton, keine Gebuehren

Was enthaelt die E-Mail? - Hinweis auf versaeumte Zahlung - Offener Betrag - Bitte um baldige Ueberweisung

3. Zweite Mahnung

Die formelle Mahnung mit Mahngebuehr.

Wann wird sie versendet? - 14 Tage nach Faelligkeit - Enthalt Mahngebuehr (Standard: 5 EUR)

Was enthaelt die E-Mail? - Hinweis auf offene Forderung - Offener Betrag + Mahngebuehr - Deutlichere Zahlungsaufforderung

4. Dritte Mahnung (Letzte Warnung)

Die letzte Mahnung vor weiteren Schritten.

Wann wird sie versendet? - 21 Tage nach Faelligkeit - Enthalt hoehere Mahngebuehr (Standard: 10 EUR)

Was enthaelt die E-Mail? - Dringliche Zahlungsaufforderung - Gesamtbetrag inkl. aller Gebuehren - Hinweis auf moegliche weitere Schritte - Letzte Frist (z.B. 7 Tage)

Einstellungen anpassen

Wo finde ich die Einstellungen?

  1. Gehen Sie zu Kurse → Einstellungen
  2. Waehlen Sie den Tab Erinnerungen

Grundeinstellungen

Einstellung Beschreibung Standard
Modul aktivieren Erinnerungssystem ein/ausschalten Aus
Zahlungserinnerung aktivieren Vor Kursbeginn erinnern An
Tage vor Kurs Wann die Zahlungserinnerung kommt 14 Tage

Mahnwesen konfigurieren

Einstellung Beschreibung Standard
Mahnwesen aktivieren Automatische Mahnungen Aus
1. Mahnung nach Tage nach Faelligkeit 7 Tage
1. Mahnung Gebuehr Zusaetzliche Kosten 0 EUR
2. Mahnung nach Tage nach Faelligkeit 14 Tage
2. Mahnung Gebuehr Zusaetzliche Kosten 5 EUR
3. Mahnung nach Tage nach Faelligkeit 21 Tage
3. Mahnung Gebuehr Zusaetzliche Kosten 10 EUR
Inkasso-Warnung Bei 3. Mahnung Inkasso androhen An
Verzugszinsen Jaehrlicher Zinssatz (p.a.) 5%

Anzahlungen in sevDesk

Wenn die sevDesk-Integration aktiviert ist, koennen automatisch Rechnungen erstellt werden:

Rechnungstyp Wann wird erstellt? sevDesk-Typ
Anzahlungsrechnung Bei Buchungsbestaetigung AR (Abschlagsrechnung)
Restrechnung Bei Zahlungserinnerung RE (Rechnung)

So funktioniert es:

  1. Kunde bucht und bestaetigt seine Buchung
  2. Anzahlungsrechnung wird automatisch in sevDesk erstellt (z.B. 50% Anzahlung)
  3. X Tage vor Kursbeginn wird die Zahlungserinnerung versendet
  4. Restrechnung wird automatisch in sevDesk erstellt (restlicher Betrag)

Hinweis: Die Rechnungen werden nur erstellt wenn die jeweilige Option aktiviert ist UND die sevDesk-Integration konfiguriert wurde.

Erinnerungen verwalten

Alle versendeten und geplanten Erinnerungen koennen Sie im Admin-Bereich einsehen und verwalten.

Wo finde ich die Listen?

Unter Kurse im WordPress-Admin finden Sie:

Menue Zeigt Beschreibung
Erinnerungen Zahlungs- & Kurserinnerungen Freundliche Erinnerungen vor Kursbeginn
Mahnwesen Alle Mahnstufen Nur sichtbar wenn sevDesk NICHT aktiviert ist

Hinweis: Wenn sevDesk aktiviert ist, erscheint nur das Menue Erinnerungen. Das Mahnwesen wird dann komplett ueber sevDesk verwaltet.

Uebersicht der Listen

Beide Listen zeigen:

  • Status-Karten oben mit Zaehler (Geplant, Gesendet, Fehlgeschlagen, Storniert)
  • Filteroptionen nach Typ und Status
  • Suchfunktion (Name oder E-Mail)
  • Tabelle mit allen Eintraegen und Details

Verfuegbare Aktionen

Status Moegliche Aktionen
Geplant Stornieren (wird nicht gesendet)
Fehlgeschlagen Erneut versenden
Gesendet Nur ansehen
Storniert Nur ansehen

Farbcodierung

Farbe Bedeutung
Blau Geplant - wird bald gesendet
Gruen Erfolgreich gesendet
Rot Fehlgeschlagen - Aktion erforderlich
Grau Storniert oder uebersprungen

E-Mail-Vorlagen anpassen

Wo finde ich die Vorlagen?

  1. Gehen Sie zu Kurse → Einstellungen
  2. Waehlen Sie den Tab E-Mail-Vorlagen
  3. Scrollen Sie zu den Erinnerungs-Vorlagen

Verfuegbare Vorlagen

Vorlage Verwendung
Zahlungserinnerung Vor Kursbeginn
1. Mahnung Erste Zahlungserinnerung
2. Mahnung Mit 5 EUR Gebuehr
3. Mahnung Letzte Warnung mit 10 EUR
Kurserinnerung Erinnerung an bevorstehenden Kurs

Platzhalter fuer Vorlagen

Sie koennen diese Platzhalter in Ihren E-Mail-Texten verwenden:

Platzhalter Wird ersetzt durch
{{kunde_name}} Name des Kunden
{{kunde_email}} E-Mail-Adresse
{{kurs_titel}} Name des Kurses
{{kurs_datum}} Kurstermin
{{betrag}} Offener Betrag
{{gebuehr}} Mahngebuehr
{{gesamt}} Gesamtbetrag inkl. Gebuehren
{{faellig_bis}} Zahlungsfrist
{{buchungsnummer}} Buchungsnummer
{{bank_iban}} Ihre IBAN
{{bank_bic}} Ihre BIC
{{firma_name}} Ihr Firmenname

Beispiel: Zahlungserinnerung anpassen

Betreff:

Zahlungserinnerung: {{kurs_titel}} am {{kurs_datum}}

Text:

Sehr geehrte/r {{kunde_name}},

wir freuen uns auf Ihre Teilnahme an unserem Kurs "{{kurs_titel}}"
am {{kurs_datum}}.

Bitte ueberweisen Sie den offenen Betrag von {{betrag}} EUR bis
spaetestens {{faellig_bis}} auf folgendes Konto:

IBAN: {{bank_iban}}
BIC: {{bank_bic}}
Verwendungszweck: {{buchungsnummer}}

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfuegung.

Mit freundlichen Gruessen
{{firma_name}}

Haeufige Fragen

Was passiert, wenn ein Kunde bezahlt hat?

Sobald Sie die Buchung als bezahlt markieren, werden alle geplanten Erinnerungen fuer diese Buchung automatisch storniert. Es werden keine weiteren Mahnungen versendet.

So markieren Sie eine Buchung als bezahlt: 1. Gehen Sie zu Kurse → Buchungen 2. Oeffnen Sie die betreffende Buchung 3. Setzen Sie den Status auf Bezahlt 4. Speichern

Was passiert bei stornierten Buchungen?

Bei einer Stornierung werden alle geplanten Erinnerungen automatisch abgebrochen. Der Kunde erhaelt keine weiteren E-Mails zu dieser Buchung.

Kann ich Erinnerungen manuell verwalten?

Ja! Unter Kurse finden Sie:

Menue Inhalt Verfuegbar
Erinnerungen Zahlungserinnerungen und Kurserinnerungen Immer
Mahnwesen 1. Erinnerung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung Nur ohne sevDesk

Dort koennen Sie: - Alle geplanten Erinnerungen sehen - Nach Status filtern (Geplant, Gesendet, Fehlgeschlagen) - Geplante Erinnerungen stornieren - Fehlgeschlagene Erinnerungen erneut versenden

Mit sevDesk: Das Mahnwesen wird ueber Ihr sevDesk-Konto verwaltet.

Was ist, wenn der Kunde keine E-Mail-Adresse hat?

Erinnerungen werden nur versendet, wenn eine gueltige E-Mail-Adresse vorliegt. Buchungen ohne E-Mail werden uebersprungen.

Werden Mahngebuehren auf Rechnungen angezeigt?

Ja! Wenn Sie die sevDesk-Integration nutzen, werden automatisch Rechnungen erstellt:

Rechnungstyp Wann? Inhalt
Anzahlungsrechnung Bei Buchungsbestaetigung Anzahlungsbetrag
Restrechnung Bei Zahlungserinnerung Restbetrag
Mahnrechnung Bei jeder Mahnstufe Offener Betrag + Mahngebuehr + Verzugszinsen

Die Mahnrechnungen enthalten alle Positionen aufgeschluesselt: - Offener Betrag (mit MwSt. falls zutreffend) - Mahngebuehr (ohne MwSt.) - Verzugszinsen (ohne MwSt., falls konfiguriert)

Hinweis: Bei der 3. Mahnung kann optional eine Inkasso-Warnung in den Rechnungstext aufgenommen werden.

Tipps & Best Practices

1. Sanft starten

Beginnen Sie mit der Zahlungserinnerung ohne Mahnwesen. So gewohnen sich Ihre Kunden an die automatischen E-Mails.

2. Freundliche Texte

Formulieren Sie die erste Mahnung freundlich - viele Kunden haben einfach vergessen zu zahlen. Erst bei der 3. Mahnung sollte der Ton deutlicher werden.

3. Realistische Fristen

Setzen Sie realistische Zeitraeume: - Zahlungserinnerung: 14 Tage vor Kurs - 1. Mahnung: 7 Tage nach Faelligkeit - 2. Mahnung: 14 Tage spaeter - 3. Mahnung: 21 Tage spaeter

4. Bankdaten pruefen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Bankverbindung in den Einstellungen korrekt hinterlegt ist. Diese wird automatisch in die E-Mails eingefuegt.

5. Test-E-Mail senden

Testen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen, indem Sie eine Test-Buchung erstellen und den Ablauf durchspielen.

Zusammenfassung

Schritt Aktion
1. Aktivieren Einstellungen → Erinnerungen → Modul aktivieren
2. Zeitraeume festlegen Wann sollen Erinnerungen versendet werden?
3. Vorlagen anpassen E-Mail-Vorlagen mit Ihren Texten
4. Mahngebuehren definieren Falls gewuenscht: 0/5/10 EUR
5. Testen Mit einer Test-Buchung pruefen

Siehe auch

Letzte Aktualisierung: 25. Dezember 2025

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