Buchungs-Archiv
Vergangene Buchungen archivieren und verwalten
Buchungs-Archiv
Das Archiv-System ermoeglicht es, Buchungen vergangener Jahre auszublenden, ohne sie zu loeschen. Archivierte Buchungen bleiben vollstaendig erhalten und koennen jederzeit wiederhergestellt werden.
Funktion
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Archivieren | Buchung wird aus der Hauptliste ausgeblendet |
| Wiederherstellen | Archivierte Buchung erscheint wieder in der Hauptliste |
Archivierte Buchungen: - Bleiben vollstaendig erhalten (alle Daten, Dateien, PDFs) - Sind im separaten Archiv-Bereich zugaenglich - Koennen jederzeit wiederhergestellt werden - Werden bei Statistiken nicht gezaehlt (optional)
Archiv-Ansicht
Hauptmenue
Im WordPress-Admin erscheint ein neuer Menuepunkt:
Kurs → Buchungen
Kurs → Buchungen → Archiv
Archiv-Seite
Die Archiv-Seite zeigt alle archivierten Buchungen:
- Gruppiert nach Jahr
- Mit Wiederherstellen-Option
- Mit Loeschen-Option (dauerhaft)
Einzelne Buchung archivieren
Methode 1: Row-Action
In der Buchungsliste erscheint bei jeder Buchung eine neue Aktion:
BK-2024-0042 Max Mustermann [Bearbeiten] [Archivieren] [Loeschen]
Methode 2: Bulk-Action
Mehrere Buchungen gleichzeitig archivieren:
- Checkboxen bei den gewuenschten Buchungen setzen
- Dropdown "Aktionen" → "Archivieren"
- "Anwenden" klicken
Wiederherstellen
Im Archiv-Bereich:
- Archiv-Seite oeffnen (Kurs → Buchungen → Archiv)
- Buchung finden
- "Wiederherstellen" klicken
Die Buchung erscheint wieder in der normalen Buchungsliste.
Auto-Archiv
Optional koennen Buchungen automatisch archiviert werden.
Ort: Kurs → Einstellungen → Tab "System" → Archiv
| Einstellung | Optionen |
|---|---|
| Auto-Archiv | Deaktiviert / Nach 6 / 12 / 18 / 24 Monaten |
Bei aktiviertem Auto-Archiv: - Buchungen werden automatisch archiviert, wenn ihr Kursdatum X Monate zurueckliegt - Ein taeglicher Cron-Job prueft und archiviert - Admin erhaelt optionale Benachrichtigung
Filter und Suche
In der Hauptliste
Die Buchungsliste (Kurs → Buchungen) zeigt standardmaessig nur aktive Buchungen. Archivierte sind ausgeblendet.
Jahr-Spalte
Eine neue Admin-Spalte "Jahr" ermoeglicht: - Sortierung nach Jahr - Schnelles Erkennen aelterer Buchungen
Filter nach Jahr
Dropdown-Filter fuer Jahre:
Jahr: [Alle] [2025] [2024] [2023] ...
Manuelle Archivierung
Alle aelteren archivieren
Ort: Kurs → Einstellungen → Tab "System" → Archiv
Button "Jetzt archivieren" mit Dialog:
Alle Buchungen archivieren, die aelter als X Monate sind?
Gefunden: 42 Buchungen
[Archivieren] [Abbrechen]
Technische Details
| Aspekt | Wert |
|---|---|
| Meta-Feld (Status) | _buchung_archived |
| Meta-Feld (Zeitpunkt) | _buchung_archived_at |
| Wert | 1 (archiviert) oder leer (aktiv) |
Beispiel: Archivierte Buchungen abfragen
// Nur aktive Buchungen (Standard)
$args = array(
'post_type' => 'kurs-buchung',
'meta_query' => array(
'relation' => 'OR',
array(
'key' => '_buchung_archived',
'compare' => 'NOT EXISTS',
),
array(
'key' => '_buchung_archived',
'value' => '1',
'compare' => '!=',
),
),
);
// Nur archivierte Buchungen
$args = array(
'post_type' => 'kurs-buchung',
'meta_key' => '_buchung_archived',
'meta_value' => '1',
);
Unterschied zu Loeschen
| Aktion | Wiederherstellbar | Daten erhalten |
|---|---|---|
| Archivieren | Ja | Ja, vollstaendig |
| Papierkorb | Ja (30 Tage) | Ja |
| Dauerhaft loeschen | Nein | Nein |
Empfehlung: Buchungen archivieren statt loeschen, da sie als Rechnungsgrundlage dienen.
Anwendungsfaelle
Jahresabschluss
- Januar: Alle Buchungen von vor 12+ Monaten archivieren
- Uebersichtliche Liste fuer das aktuelle Jahr
- Alte Daten bei Bedarf im Archiv abrufen
Buchhaltung
- Jahresabschluss vorbereiten
- Archiv nach Jahr filtern
- Daten exportieren oder drucken
Datenschutz
- Alte Buchungen archivieren (nicht loeschen!)
- Bei DSGVO-Anfrage: Auch im Archiv suchen
- Aufbewahrungsfristen einhalten
→ Siehe auch: Buchungseinstellungen | Test-Modus | Wartungsmodus